背景
LibreOffice 社群每年都會舉辦一次全球性的社群活動，也就是 LibreOffice Conference 或 LibOCon。在成功的於2011年10月在巴黎、2012年10月在柏林、2013年9月在米蘭、2014年9月在伯恩、2015年9月在奧胡斯、2016年9月在布爾諾、2017年10月在羅馬以及2018年9月在地拉那成功地舉辦活動後，2019年的會場位於西班牙的阿爾梅里亞。
為了讓組織較方便，文件基金會的董事會決定開始徵集2020年的舉辦地點，這樣2020年的主辦人就有機會參與阿爾梅里亞的活動，以了解舉辦大會所需要知道的細節。一般來說，LibreOffice Conference 會在9月到11月間舉辦，且較偏好9月。
寄送提案的截止日期是2019年6月30日。
在收到申請之後，文件基金會的董事會與團隊將會評估提案，檢查其是否包含了所有的要件，並會給予申請者詳細說明的機會。
申請者需要知道的事情
舉辦 LibreOffice Conference 是一件極其耗時的工作，會需要許多團隊成員。而且愈接近活動舉辦的日期，所耗費的時間也就愈多，所以每個團隊成員都應該要投入盡可能多的時間。此外，處理財務與贊助商是會議主辦人的責任，主辦人必須能根據贊助的多寡管理預算，並根據金額繳付費用。文件基金會將會提供以往會議的贊助商清單。
過去，我們曾收到許多來自第三方的申請，包含了賭場與專業的活動經理。請記住，LibreOffice Conference 是社群活動，由社群為社群所舉辦。雖然我們感謝有專業背景的人對此感興趣，但不受社群成員（不只是文件基金會成員）支持與驅動的提案就不會被認為是有效的提案。
提案必須涵蓋哪些內容
重要：缺少以下資訊的提案會被視為不完整。雖然我們試圖讓每個申請人都有機會加入或澄清缺少的資訊，但我們無法保證該提案會被接受，因為我們整個時序相當短。為了提高您的提案被接受的機會，請盡量回答以下的問題。
團隊
只有擁有一定數量的可以花費適當時間的團隊成員，並且屬於 LibreOffice 社群的提案才會被接受。根據我們的經驗，至少需要五名團隊成員，這些團隊成員必須和社群互動與溝通。請列出所有團隊成員，並詳述他們在社群中的角色以及他們可花費在這上面的時間（特別是會議前的一個月內）。
至少有一名成員專門處理贊助商的關係，以及管理簽證所需的邀請函（根據許多國家的要求）。這兩項工作都需耗費相當長的時間，而且對組織來說相當重要。根據我們的經驗，至少需要處理數十個簽證請求，您會需要大約一萬至兩萬歐元的贊助費用。如果您有至少一名團隊成員願意處理這些事情，請告訴我們。
組織實體
文件基金會本身不會在法律或財務上負則組織活動。雖然基金會將會透過其他方式支援主辦會議的組織，但是最好是讓當地的組織實體，如企業或（最好是）非營利組織來處理財務與法律要求，如保險或合約簽署等。
當地組織的另外一個重要性是，簽證的邀請函通常只能由當地的組織發出。請詳細說明組織、類型與領導者。
主會場
從其他國家可以很方便地到達場地，因此附近最好有機場與中央火車站。其也應該有良好的公共交通位置。請詳細說明場地、地點以及與附近的公共交通網路。
理想狀況下，所有會議都應該只有一個場地。如果您同時在兩個場地舉辦會議，請確保兩地間的公共交通或步行時間不超過10分鐘。如果您計畫使用多於一個場地（除了派對與招待會以外），請告訴我們。
主會場必須要讓輪椅可以進出，至少開幕／閉幕的會議室與主會議室必須符合這個要求。請告知我們會場的無障礙程度。
會議本身有三天，但開幕的前一天是社群會議，請在提案中考慮到這一點。還需要二到五個同時進行的議程軌與為其提供的投影幕、投影機與空間，總共大約300名參與者。如果您的場地滿足這些要求，請告訴我們。
除了演講以外，還可能會舉辦私人會議。至少會有文件基金會的董事會、成員委員會與文件金會團隊會議，所以在會議的前一天與後一天至少需要兩個額外的空間。這些空間也可以和主會場在不同地方。如果您能提供這些空間，請告訴我們。
除了會議室以外，還應該有一個供社群聚會使用的開放空間。如果您能提供這些空間，請告訴我們。
還需要公開的免費無線網路連線。如果場地本身不提供 WiFi 連線，3G/4G 無線路由器也是另一種選擇。
我們也需要知道會場的網路連線是否有任何限制或禁止存取 SSH、Gerrit、Git 等服務（包含電子郵件）的防火牆，以及我們是否能提供文件基金會的 VPN 來克服這類的限制。請告訴我們會向與會者提供哪種無線網路。
有影片封存檔或視訊直播串流並不是必須的，但卻是一個不錯的選擇。如果您計畫提供影片封存檔或演講直播，請告訴我們。
此外，如果社交活動在輪椅可進出的地方舉辦，那是再好不過的了。
住宿
由於我們預估會有300名與會者，所以必須提供三星或四星級旅館，或是同級的住宿選項（如 B&B）。請詳細說明會場附近的飯店選項。
提供沙發衝浪、汽車旅館、青年旅舍或是其他低價住宿方式也是很好的選擇。如果您的場地有這種住宿，請告訴我們。
還有一件事……
請用您自己的話說明為什麼想舉辦下一次的 LibreOffice Conference，激勵您的動機與您對舉辦活動的期望。
其他資訊
- 請寫下任何可以補充您的申請的內容，例如
- 在您的國家／地區採用自由開放原始螞軟體與開放文件標準的程度
- 國家／地方政府或其他組織，如企業或使用者群組對自由開放原始碼軟體的支援程度
- 與會議相關的文化與／或 IT 相關活動（如果它們不會分散 LibreOffice Conference 與會者的注意力的話，同時舉辦其他活動不會是問題）
- 潛在的會議贊助商，如果已經確定的話就是贊助商的規模
- 已經計畫好的派對與招待會，與其他地方組織的關係等等
- 任何其他事情……
您可以在會議管理專用的記事本中取得有用的資訊。
如何申請
請將您的提案以純文字或 HTML 電子郵件或開放文件格式的檔案傳送至info@documentfoundation.org。請用英文撰寫。我們會在收到您的提案後的一週內回覆確認信給您。如果您沒有收到我們的回覆，請告訴我們。
再說一次，申請的截止日期是2019年6月30日 UTC 24:00。
感謝您對舉辦 LibreOffice Conference 感興趣！
新聞來源：LibreOffice Conference 2020: Call for Locations